500 facturen controleren en versturen

Hoe het ging

Facturen kwamen binnen in de mailbox en werden één voor één geopend. Elke factuur moest naast het contract gelegd worden, het bedrag ging in een Excel-lijst. Klopte hij, dan moesten ze de factuur zelf nog voorzien van een stempel "Goedgekeurd" met de datum. Ook dat ging elke keer met de hand.

Daarna: ontvanger opzoeken, mailtekst plakken, pdf toevoegen en de factuur in de juiste Dropbox-map zetten. Werkten twee mensen tegelijk in de lijst, dan botste het bestand. En een fout was niet terug te vinden.

Wat Flyboost bouwde

Eén platform waarin het hele team tegelijk kan werken, ieder met een eigen inlog.

• Facturen uit de mail staan vanzelf in het platform.
• Elke factuur wordt naast de contractprijs gelegd. Wat klopt, kleurt groen. Wat afwijkt, springt eruit.
• Na akkoord zet het platform de goedkeuringsstempel met de datum zelf op de factuur. Het origineel blijft bewaard.
• Eén klik, en alle goedgekeurde facturen gaan naar de juiste ontvangers en in de juiste Dropbox-map.
• Elke dag een back-up die je kunt terugzetten.

We hebben er bewust voor gekozen dat het team de regie houdt. AI doet het voorwerk, het team controleert en klikt op goedkeuren. Zo bespaart het systeem het team zeker 70% tijd.

Het resultaat

Zes handmatige stappen per factuur zijn er nu één: kijken en goedkeuren. De rest gaat vanzelf.

En het systeem kan groeien naar duizenden facturen per maand, zonder dat het team overbelast raakt.