Elk bedrijf heeft er een. De collega die precies weet hoe de lijst werkt. Welke tabbladen je niet moet aanraken, welke formule elke maand met de hand wordt aangepast, en waarom kolom F rood kleurt.
Zolang die collega er is, gaat alles goed. Tot de zomervakantie. Of een griepje. Of een nieuwe baan.
Het probleem is niet de collega
Die collega doet niets fout. Die heeft juist iets werkend gekregen dat er eerst niet was. Het probleem is dat alle kennis over het werk in één hoofd zit, en in een bestand dat alleen die persoon snapt.
Dat zie je terug in kleine dingen:
- Een vraag die moet wachten "tot ze terug is"
- Een vervanger die even iets aanpast, waarna de formules niet meer kloppen
- Een appje op vakantie: "waar stond dat ook alweer?"
- Niemand die durft te zeggen dat de lijst eigenlijk te groot is geworden
Schrijf het eerst op
De eerste stap kost niets. Laat je collega opschrijven hoe het proces loopt. Wat komt er binnen, wat gebeurt ermee, wie krijgt wat en wanneer? Stap voor stap, in gewone taal.
Vaak blijkt dan pas hoeveel er "even met de hand" gebeurt. Dat is meteen je lijst met dingen die een systeem kan overnemen.
Zet de kennis in het systeem
Een goed systeem legt de regels vast in plaats van dat iemand ze moet onthouden. Dan:
- wijst het systeem de weg. Wat er moet gebeuren, staat op het scherm en niet in iemands hoofd.
- kan iedereen meewerken. Met een eigen inlog en tegelijk, zonder dat het bestand botst.
- zie je wie wat heeft gedaan. Gaat er iets mis, dan is het terug te vinden.
- loopt het werk door. Ook als er iemand ziek of op vakantie is.
Je collega wordt daar niet overbodig van. Die heeft eindelijk tijd voor het werk dat wel aandacht nodig heeft, en kan met een gerust hart op vakantie.
Draait er bij jou ook een proces op één persoon?
Neem contact op, dan kijken we samen hoe je het overdraagbaar maakt.