Excel is geweldig. Snel opgezet, iedereen kan ermee werken en het kost niks. Bijna elk bedrijf begint er een proces mee.
Maar er komt een moment dat Excel je meer tijd kost dan het oplevert. Dit zijn vijf signalen dat het zover is.
1Je kunt er niet samen in werken
Twee collega's openen hetzelfde bestand, en het botst. Of er ontstaan versies: "lijst_definitief_v3_NIEUW.xlsx". Niemand weet meer welke klopt.
2Een fout vind je niet meer terug
Er staat een verkeerd bedrag in, maar wie heeft dat erin gezet, en wanneer? In een grote lijst is dat bijna niet te achterhalen. Laat staan herstellen.
3Het bestand wordt traag
Hoe meer regels, hoe trager het wordt. Bij een klant van ons liep de lijst vast rond de 500 regels. En die lijst groeide elke maand.
4Je doet dezelfde handelingen steeds opnieuw
Gegevens overtikken uit de mail, een bedrag controleren, iets kopiëren naar een ander bestand. Elke keer weer. Dat is werk dat een systeem voor je kan doen.
5Alles hangt af van één persoon
Er is één collega die precies weet hoe de lijst werkt. Is die ziek of op vakantie, dan ligt het werk stil.
Herken je er twee of meer?
Dan is het tijd om verder te kijken dan Excel. Dat hoeft geen groot pakket te zijn. Vaak is een eigen systeem dat aansluit op je huidige programma's genoeg.
Zo deden we het bij een inkoopbureau dat meer dan 500 facturen per maand controleert. Van een Excel-lijst die vastliep naar één platform waar het hele team tegelijk in werkt, met elke dag een back-up.
Op een gegeven moment moet je gewoon van Excel af.
Twijfel je of dat moment voor jou gekomen is? Neem contact op, dan kijken we er samen naar.