Je kent ze vast:
Beste Mark,
Ik hoop dat deze mail je in goede gezondheid bereikt! 😊 Allereerst hartelijk dank voor je heldere en uitgebreide bericht, ik waardeer het enorm dat je de tijd hebt genomen om contact op te nemen.
Ik begrijp volledig dat dit een belangrijk onderwerp voor je is. In de huidige snel veranderende wereld is het namelijk essentieel om hier goed bij stil te staan. Laten we daarom samen eens dieper duiken in de mogelijkheden.
Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste punten:
- Flexibiliteit: we kijken graag naar een oplossing die naadloos aansluit op jouw wensen.
- Kwaliteit: daar doen we geen concessies aan.
- Samenwerking: samen bereiken we het beste resultaat.
Kortom: we kijken ernaar uit om dit traject samen met jou tot een succes te maken! 🚀
Mocht je nog vragen hebben, aarzel dan vooral niet om contact op te nemen. Ik kijk ernaar uit om van je te horen!
Met vriendelijke groet,
Vijf alinea's, drie opsommingstekens, twee emoji's, en Mark weet nog steeds niet wanneer zijn offerte komt. Je ziet het in één oogopslag: dit heeft AI geschreven.
Steeds meer mensen plakken een mail in ChatGPT en vragen om een antwoord. Dat scheelt tijd. Maar het resultaat lijkt op alle andere AI-mails, en daar zit niemand op te wachten.
Waarom het opvalt
Zonder goede instructies schrijft AI een soort gemiddelde. Niet fout, wel herkenbaar:
- Dezelfde openingen en afsluitingen. "Ik hoop dat het goed met je gaat", "Graag help ik je verder".
- Te lang. Drie alinea's voor iets waar jij twee zinnen voor nodig hebt.
- Te beleefd en te vlak. Geen grapje, geen eigen woorden, geen persoonlijkheid.
- Overal opsommingen. Ook als een kort antwoord genoeg was geweest.
Mensen haken af
Wie een mail herkent als AI, leest hem anders. Vluchtig, of helemaal niet. Het voelt alsof je niet de moeite hebt genomen om zelf te schrijven. Dat is precies het tegenovergestelde van wat je wilt met een mail aan een klant.
Laat AI eerst jouw mails lezen
Het kan ook anders. In plaats van AI te laten raden hoe een mail moet klinken, laat je hem eerst leren hoe jij schrijft. Bijvoorbeeld door je laatste 1000 verstuurde mails te analyseren.
Daar haalt hij uit:
- hoe je begint en afsluit, en of dat verschilt per klant of collega
- hoe lang je mails meestal zijn
- welke woorden en uitdrukkingen je vaak gebruikt, en welke nooit
- hoe je toon verandert: zakelijk naar een nieuwe klant, losser naar iemand die je al jaren kent
- hoe je reageert op een klacht, een offerteaanvraag of een simpele vraag
Dat wordt een schrijfprofiel. Elke keer dat de assistent een antwoord voorbereidt, gebruikt hij dat profiel. Plus de eerdere mails met die persoon, zodat hij ook weet wat jullie al hebben afgesproken.
Zo werkt het
- Analyseren. De assistent leest je verstuurde mails en maakt er een schrijfprofiel van. Alleen lezen, hij verstuurt niets.
- Concept klaarzetten. Komt er een mail binnen die een antwoord nodig heeft, dan staat er een concept in je mailbox. In jouw woorden en met jouw lengte.
- Jij leest en verstuurt. Klopt het, dan druk je op verzenden. Pas je vaak hetzelfde aan, dan nemen we dat mee in het profiel.
Zo krijg je een antwoord dat klinkt als jij, omdat het gebaseerd is op hoe jij echt schrijft.
En je privacy?
Je mails zijn van jou. Daarom richten we het zo in dat de assistent alleen de rechten krijgt die nodig zijn, en dat er niets verstuurd wordt zonder jouw klik. Welke mails hij mag gebruiken voor het profiel, bepaal je zelf.
Wil je dat je assistent klinkt zoals jij?
Neem contact op, dan laten we zien hoe dat werkt met jouw mails.